Betreiberpflichten für die Hausverwaltung: Die Checkliste

Wer Gebäude verwaltet, betreibt sie im rechtlichen Sinne mit – und trägt damit einen großen Teil der Betreiberpflichten. Für Haus- und WEG-Verwaltungen ist das Tückische: Die Pflichten verteilen sich über viele Gewerke, jede Anlage hat ihre eigene Frist, und im Schadensfall zählt allein, was nachweisbar ist. Diese Checkliste bringt Ordnung hinein.

Warum die Hausverwaltung in der Pflicht steht

Aus der Verkehrssicherungspflicht folgt: Wer die tatsächliche Sachherrschaft über ein Gebäude ausübt, muss dafür sorgen, dass von ihm keine Gefahr ausgeht. Eigentümer bzw. WEG delegieren diese Verantwortung häufig per Verwaltervertrag an die Hausverwaltung. Wird eine vorgeschriebene Prüfung versäumt und passiert etwas, drohen Bußgelder, Ärger mit dem Versicherer und im Ernstfall die persönliche Haftung.

Mehr zum Hintergrund: Verkehrssicherungspflicht für Gebäude und Betreiberpflichten im Facility Management.

Checkliste nach Gewerken

Die folgenden Intervalle sind Richtwerte. Maßgeblich sind die jeweils geltende Vorschrift, die Herstellerangaben und die Gefährdungsbeurteilung der konkreten Anlage.

Gewerk / Anlage	Typische Pflicht	Richtwert-Intervall	Grundlage
Aufzugsanlage	Wiederkehrende Prüfung durch ZÜS (Haupt-/Zwischenprüfung)	je ca. 12 Monate, im Wechsel	BetrSichV
Elektrische Anlagen & Betriebsmittel	DGUV-V3-Prüfung	ortsfest ca. alle 4 Jahre, ortsveränderlich 1–2 Jahre	DGUV V3
Feuerlöscher	Wartung / Instandhaltung	alle 2 Jahre	DIN 14406-4
Brandschutztüren & Feststellanlagen	Funktionsprüfung	jährlich	Hersteller / DIBt
Rauch- und Wärmeabzug (RWA)	Funktionsprüfung & Wartung	jährlich	Hersteller / Norm
Sicherheitsbeleuchtung	Funktions- und Betriebsdauerprüfung	jährlich (plus Kurztests)	DIN EN 50172
Trinkwasser (Großanlage, Vermietung)	Orientierende Legionellen-Untersuchung	mind. alle 3 Jahre	TrinkwV
Raumlufttechnische Anlagen	Hygieneinspektion	alle 2–3 Jahre	VDI 6022
Spielplatzgeräte	Hauptinspektion (plus laufende Sichtkontrollen)	jährlich	DIN EN 1176
Kraftbetätigte Tore	Prüfung durch Sachkundigen	jährlich	ASR A1.7
Blitzschutzanlage	Wiederkehrende Prüfung	alle 1–4 Jahre (je Schutzklasse)	DIN EN 62305
Bäume / Baumbestand	Regelkontrolle (Verkehrssicherheit)	1–2× jährlich	Verkehrssicherungspflicht
Heizung / Abgasanlage	Überprüfung, Kehrung	nach KÜO	KÜO / Schornsteinfeger

Die Praxis-Checkliste

So behalten Sie die Pflichten organisatorisch im Griff:

1. Bestand aufnehmen. Alle prüfpflichtigen Anlagen je Objekt erfassen – nichts ist gefährlicher als die unbekannte Anlage.
2. Pflicht und Frist zuordnen. Zu jeder Anlage die einschlägige Prüf-/Wartungspflicht samt Intervall und Vorwarnzeit hinterlegen.
3. Verantwortliche benennen. Klären, wer prüft (intern/extern) und wer die Frist überwacht.
4. Rechtzeitig erinnern. Termine mit Vorlauf planen – nicht erst, wenn die Frist schon abgelaufen ist.
5. Nachweise sichern. Prüfprotokolle und Wartungsnachweise zentral, auffindbar und unveränderbar ablegen.
6. Mängel nachverfolgen. Festgestellte Mängel mit Behebungsfrist dokumentieren und deren Erledigung kontrollieren.
7. Wiederholen. Nach jeder Durchführung die nächste Fälligkeit setzen – der Zyklus darf nie abreißen.

Verantwortung lässt sich übertragen – nicht abschütteln

Pflichten können delegiert werden, etwa an Dienstleister. Die Auswahl-, Instruktions- und Kontrollverantwortung bleibt aber bei der Verwaltung. Wie eine saubere Übertragung aussieht, beschreibt der Beitrag Betreiberverantwortung delegieren (GEFMA 190).

So hilft FMFlow

Genau diese Checkliste in lebendig: FMFlow hält je Anlage Pflicht und Frist fest, zeigt mit der Fristen-Ampel sofort, was überfällig oder bald fällig ist, und erinnert per E-Mail rechtzeitig vor Ablauf. Prüfprotokolle landen revisionsnah in der Dokumentenablage – mit Vermerk, wer wann was erfasst hat. Damit wird aus einer langen Pflichtenliste eine ruhige Routine.

Weiterführend

• Intervalle im Überblick: Prüffristen für Gebäude & Anlagen
• Speziell Elektro: DGUV V3 Prüfung: Fristen, Pflichten & Ablauf
• Verträge im Griff: Wartungsverträge kündigen: Fristen richtig managen