Aufgaben & Betreiberpflichten in einem Tool – nichts geht mehr unter.
FMFlow verbindet leichtes Aufgaben-Management – jede Aufgabe mit klarem nächsten Schritt und einer Person „am Zug" – mit der fristsicheren Verwaltung von Betreiberpflichten: Prüfungen, Wartungen, Verträge und Nachweise zentral, nachvollziehbar und mit automatischer Erinnerung, bevor es kritisch wird.
Alle Funktionen, beide Module · keine Kreditkarte nötig · in wenigen Minuten startklar
| Status | Anlage | Pflicht | Fällig |
|---|---|---|---|
| Überfällig | Personenaufzug A | Hauptprüfung | 26.06.2026 |
| Bald fällig | Brandschutztür EG | Wartung | 07.08.2026 |
| OK | RLT-Anlage Dach | Inspektion | 17.12.2026 |
| OK | Sprinkleranlage | Funktionsprüfung | 17.02.2027 |
Ein Rundgang durch FMFlow
Von „Mein Tag" über die Fristen-Ampel bis zum revisionsnahen Nachweis – so navigieren Sie mit echten Beispieldaten durch FMFlow.
Aufgaben-Management: immer ein nächster Schritt, immer jemand am Zug
Jede Aufgabe gehört zu einem Bereich, hat einen konkreten nächsten Schritt und eine Person, die am Zug ist – Weitergeben statt Delegieren ins Leere. Übergaben, Statuswechsel, Entscheidungen und Kommentare mit @Erwähnungen landen automatisch im Verlauf jeder Aufgabe: nachvollziehbar wie ein Logbuch. Checklisten gliedern größere Vorhaben, der persönliche Posteingang („Meine nächsten Schritte") und der Tages-Digest halten das Team im Fluss – ganz ohne Mail-Ping-Pong.
Jetzt 14 Tage kostenlos testen| Aufgabe | Bereich | Am Zug | Status |
|---|---|---|---|
| ZÜS-Termin koordinieren | Aufzüge | t.meier | In Arbeit |
| Ersatzteil bestellen | Heizung | m.weber | Blockiert |
| Unterweisung dokumentieren | Technik | s.koch | Erledigt |
Pflichten und Aufgaben greifen ineinander
Das Besondere am Doppel: Aus einer Frist wird automatisch ein konkreter Arbeitsauftrag mit Verantwortlichem – und umgekehrt räumt die erfasste Durchführung die Aufgabe ab.
Fällige Pflicht → Aufgabe
Auf Wunsch legt FMFlow für jede Pflicht in der Vorwarnzeit automatisch eine Aufgabe an und weist sie der zuständigen Person zu – nichts bleibt liegen.
Durchführung erfasst → Aufgabe erledigt
Wird die Durchführung dokumentiert, schließt sich die verknüpfte Aufgabe von selbst – kein doppeltes Abhaken, kein Hinterherräumen.
Verknüpft statt verstreut
Aufgaben lassen sich mit Anlagen, Pflichten und Verträgen verknüpfen – der ganze Kontext ist immer nur einen Klick entfernt.
Was auf dem Spiel steht
Betreiberpflichten sind kein Papierkram – sie schützen Menschen und sichern Sie rechtlich ab. Eine übersehene Frist kann teuer werden:
Haftung & Verkehrssicherungspflicht
Wer Anlagen betreibt, haftet für deren sicheren Zustand. Eine versäumte Prüfung kann im Schadensfall bis zur persönlichen Haftung führen.
Bußgelder & behördliche Auflagen
Nicht eingehaltene Prüf- und Wartungspflichten können Bußgelder und Auflagen nach sich ziehen – bis hin zur Stilllegung einer Anlage.
Versicherungsschutz
Im Schadensfall kann der Versicherungsschutz wackeln, wenn vorgeschriebene Prüfungen nicht lückenlos nachweisbar sind.
Nachweis im Audit
Bei Begehungen und Audits zählt, was dokumentiert ist – nicht, woran man sich zu erinnern glaubt.
FMFlow macht aus diesem Risiko Routine.
In drei Schritten startklar
-
1
Bereiche & Anlagen anlegen
Aufgaben-Bereiche für Ihr Team und Anlagen mit ihren wiederkehrenden Pflichten anlegen – oder fertige Vorlagen aus dem Lösungs-Katalog übernehmen.
-
2
Arbeiten, weitergeben, erinnern lassen
Aufgaben haben immer einen nächsten Schritt und eine Person am Zug; die Fristen-Ampel überwacht jede Fälligkeit und erinnert per E-Mail – inklusive Eskalation.
-
3
Nachweise & Verlauf bleiben lückenlos
Prüfprotokolle mit SHA-256-Prüfsumme und Aufbewahrungsfrist ablegen; jede Aufgabe führt ihren Verlauf automatisch mit – wer, wann, was.
Was FMFlow für Sie übernimmt
Fristen-Ampel
Alle wiederkehrenden Pflichten auf einen Blick: grün (alles ok), gelb (bald fällig), rot (überfällig). Sortiert nach Dringlichkeit.
Automatische Erinnerungen
E-Mail-Erinnerung, sobald eine Frist in die Vorwarnzeit kommt – und eine Eskalation, sobald etwas überfällig wird. Nichts wird mehr übersehen.
Verträge & Kündigungsfristen
Wartungs- und Dienstleistungsverträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist – rechtzeitig vor Ablauf erinnert, statt ungewollt zu verlängern.
Revisionsnahe Dokumentenablage
Prüfprotokolle und Nachweise sicher abgelegt – mit SHA-256-Prüfsumme, automatischer Aufbewahrungsfrist und lückenlosem Nachweis, wer wann was erfasst hat.
Posteingang: Meine nächsten Schritte
Beim Anmelden sofort sehen, was bei einem liegt: zugewiesene Aufgaben, Überfälliges und @Erwähnungen – statt Zuruf und Mail-Ping-Pong.
Aufgaben-Verlauf statt Flurfunk
Übergaben, Entscheidungen, Blocker und abgehakte Checklisten-Schritte landen automatisch im Verlauf jeder Aufgabe – nachvollziehbar wie ein Logbuch.
Berichte für Audit & Jour fixe
Pflichtenbericht zum Stichtag und Aufgabenbericht mit Offen/Erledigt-Übersicht – beide druckfertig als PDF für Vorgesetzte, Begehung und Audit.
Rollen für das ganze Team
Leser, Erfasser und Administrator: jeder sieht und tut genau das, was er soll. Mehrere Mitarbeitende, ein sauberer Stand.
Abteilungen & Sichtbarkeit
Abteilungen steuern, wer welche Aufgaben sieht: Leitungen den ganzen Bereich, Mitarbeitende ihre eigenen – fein abgestuft statt alles für alle.
So arbeiten Sie mit FMFlow
Von der Anlage über die zugeordneten Pflichten bis zum revisionsnahen Nachweis – in einer schlanken Oberfläche, die ohne Schulung verständlich ist.
Anlage mit zugeordneten Pflichten
Jede Anlage trägt ihre wiederkehrenden Pflichten – mit Intervall, nächster Fälligkeit und Status auf einen Blick.
| Pflicht | Intervall | Nächste Fälligkeit | Status |
|---|---|---|---|
| Hauptprüfung (ZÜS) | 24 Monate | 26.06.2026 | Überfällig |
| Zwischenprüfung (ZÜS) | 12 Monate | 07.08.2026 | Bald fällig |
| Wartung | 3 Monate | 17.09.2026 | OK |
Nachweise revisionsnah ablegen
Prüfprotokolle hochladen – mit SHA-256-Prüfsumme als Integritätsnachweis und automatischer Aufbewahrungsfrist.
| Dokument | Typ | SHA-256 | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Prüfprotokoll_Aufzug_A.pdf | Prüfprotokoll | a1f9…7c | bis 2036 |
| Wartung_BST-Tür_EG.pdf | Wartungsnachweis | 4e2b…91 | bis 2036 |
Konkret: Brandschutztür EG → Wartung alle 12 Monate → FMFlow erinnert automatisch 30 Tage vorher.
Verträge kündigen, bevor sie sich verlängern
Wartungs- und Dienstleistungsverträge laufen still weiter – und verlängern sich automatisch, wenn die Kündigungsfrist verstreicht. FMFlow behält die Fristen im Blick und meldet sich rechtzeitig, damit Sie entscheiden, statt zu verpassen.
Jetzt kostenlos testen| Status | Vertrag | Firma | Kündigen bis |
|---|---|---|---|
| Bald fällig | Aufzugswartung | Lift & Service GmbH | 07.08.2026 |
| OK | Brandmeldeanlage | SecuraTech AG | 17.01.2027 |
| OK | RLT-Wartung | KlimaPro GmbH | 17.04.2027 |
Für wen FMFlow gemacht ist
Warum FMFlow für Betreiberpflichten geeignet ist
Betreiberpflichten sind haftungsnah – deshalb stehen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Mittelpunkt. Die wichtigsten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind im AVV nach Art. 28 DSGVO festgehalten:
Hosting in Deutschland
Ihre Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland – DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28.
Strikte Mandantentrennung
Jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Daten – getrennt bis auf Datenbankebene, ohne mandantenübergreifende Zugriffe.
Rollen für jedes Teammitglied
Leser, Erfasser und Administrator: Berechtigungen sind klar abgestuft – jeder sieht und tut genau das, was er soll.
Dokumente sicher abgelegt
Nachweise liegen außerhalb des Web-Roots; der Download ist nur authentifiziert und mandantengeprüft möglich.
SHA-256-Integritätsnachweis
Zu jedem hochgeladenen Dokument wird eine SHA-256-Prüfsumme gespeichert – als Nachweis, dass die Datei unverändert ist.
Verschlüsselte Übertragung, kein Tracking
Alle Verbindungen laufen über TLS/HTTPS. Es kommt kein Tracking durch Dritte zum Einsatz.
Betreiberpflichten, Prüf- und Wartungsfristen im Griff – ohne CAFM-Projekt.
Alle Pakete enthalten Aufgaben, Fristen-Ampel, E-Mail-Erinnerungen, Verträge, Nachweise und Export. Die Pakete unterscheiden sich nach Anlagen, Standorten und Supportumfang. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
Objekt
Für kleine Betreiber & einzelne Objekte
- Bis zu 50 Anlagen
- 1 Standort
- Bis zu 15 Bereiche
- Bis zu 5 Benutzer
- Aufgaben, Betreiberpflichten & Fristen-Ampel
- Verträge & Kündigungsfristen
- Revisionsnahe Nachweisablage
- E-Mail-Erinnerungen
- Self-Service-Onboarding
Betreiber
Das Kernpaket: Betreiberpflichten ohne CAFM-Projekt
- Bis zu 250 Anlagen
- Bis zu 5 Standorte
- Bis zu 75 Bereiche
- Bis zu 20 Benutzer
- Alles aus „Objekt"
- Abteilungen & Sichtbarkeitsregeln
- @Erwähnungen & Tages-Digest
- Aufgabenbericht für Jour fixe
- E-Mail-Support
Betreiber Plus
Für mehrere Standorte & größere technische Bestände
- Bis zu 750 Anlagen
- Bis zu 20 Standorte
- Bis zu 200 Bereiche
- Bis zu 75 Benutzer
- Alles aus „Betreiber"
- Priorisierter Support
- Quartals-Export / Management-Report
- Vorlagenstruktur für wiederkehrende Prüfungen & Wartungen
- Erweiterter Import
Enterprise
Für größere Organisationen mit individuellen Anforderungen
- Unbegrenzt Anlagen
- Unbegrenzt Standorte
- Unbegrenzt Bereiche
- Unbegrenzt Benutzer
- Alles aus „Betreiber Plus"
- Individuelle Datenmigration
- Sonderrollen & besondere AVV-/IT-Anforderungen
- Schulung & Einführung nach Aufwand
- Persönlicher Ansprechpartner
Alle Preise netto, zzgl. gesetzlicher USt. – Angebot ausschließlich für Unternehmer (B2B). Mit dem Jahresabo sparen Sie 16,7 %.
Mehr als 750 Anlagen oder eine individuelle Standortstruktur? Das Enterprise-Paket schnüren wir nach Ihren Anforderungen – sprechen Sie uns an: info@fmflow.de.
Startklar in Tagen, nicht Monaten – der Einrichtungs-Service
Ihre Anlagen, Pflichten und Verträge stehen längst in Excel? Wir bringen sie strukturiert ins System. Musterimport bis 10 Anlagen kostenlos – den vollständigen Aufbau übernehmen wir als einmaliges Setup-Paket, abgestimmt auf Ihren Bestand.
Startklar Import
490 € einmalig
Import Ihrer Anlagen, Pflichten und Verträge bis ca. 100 Datensätze – Sie starten mit einem gefüllten System statt mit leeren Tabellen.
Betreiberpflichten Setup
1.490 € einmalig
Import, saubere Struktur, Rollen und Bereiche – inklusive 90-minütiger Einführung für Ihr Team. Der gängige Einstieg ins Hauptpaket.
Mehrstandort Setup
2.900–4.900 € einmalig
Mehrere Standorte, Datenbereinigung, Pflichtenvorlagen und Schulung – für größere Bestände mit verteilter Verantwortung.
Datenbereinigung extra
90–120 € / Stunde
Wenn die Excel-Liste unübersichtlich ist: Wir bringen die Daten in Form, bevor sie importiert werden – transparent nach Aufwand.
Alle Setup-Preise netto, einmalig (Datenbereinigung pro Stunde). Welches Paket zu Ihrem Bestand passt? Setup anfragen.
Häufige Fragen
Was sind Betreiberpflichten?
Betreiberpflichten sind die gesetzlich vorgeschriebenen Prüf-, Wartungs- und Inspektionspflichten für Gebäude und technische Anlagen – etwa nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), DGUV Vorschrift 3 oder einschlägigen DIN-Normen. Der Betreiber haftet dafür, dass sie fristgerecht und nachweisbar erfüllt werden.
Ersetzt FMFlow mein Prüfprotokoll?
Nein – und das ist bewusst so. Der rechtliche Nachweis bleibt das unterschriebene externe Prüfprotokoll. FMFlow sorgt dafür, dass Fristen eingehalten werden, Nachweise vollständig sind und jederzeit auffindbar bleiben.
Für wen eignet sich FMFlow?
Für Facility Management, Hausverwaltungen, technisches Gebäudemanagement und Betreiber technischer Anlagen, die wiederkehrende Pflichten, Fristen und Wartungsverträge zentral und nachvollziehbar im Griff behalten müssen – und für Teams, die ihre Zusammenarbeit über nachvollziehbare Aufgaben mit klarer Zuständigkeit organisieren wollen.
Was kann das Aufgaben-Modul?
Jede Aufgabe gehört zu einem Bereich und hat einen klaren nächsten Schritt und eine Person, die „am Zug" ist. Übergaben, Statuswechsel und Kommentare mit @Erwähnungen landen automatisch im Verlauf – nachvollziehbar wie ein Logbuch. Checklisten gliedern größere Aufgaben; der persönliche Posteingang („Meine nächsten Schritte") und ein täglicher E-Mail-Digest halten das Team auf Stand. Für das wöchentliche Jour fixe gibt es einen druckfertigen Aufgabenbericht.
Wie hängen Aufgaben und Betreiberpflichten zusammen?
Auf Wunsch legt FMFlow für jede fällige Pflicht automatisch eine Aufgabe an und weist sie der zuständigen Person zu. Wird die Durchführung erfasst, schließt sich die Aufgabe von selbst. Aufgaben lassen sich außerdem direkt mit Anlagen, Pflichten und Verträgen verknüpfen – so wird aus einer Frist ein konkreter Arbeitsauftrag mit Verantwortlichem.
Was zählt als Anlage?
Eine Anlage ist das technische Objekt, dem Sie wiederkehrende Pflichten zuordnen – etwa ein Personenaufzug, eine Brandschutztür oder eine RLT-Anlage. Die Zahl Ihrer Anlagen entscheidet, welches Paket passt; die jeweilige Obergrenze steht bei den Paketen.
Kann ich meine Anlagen importieren?
Ja. Einen Musterimport bis 10 Anlagen übernehmen wir kostenlos. Den vollständigen Import Ihrer Excel-Liste (Anlagen, Pflichten, Verträge) übernehmen wir als einmaliges Setup-Paket ab 490 € – inklusive Struktur, Rollen und auf Wunsch einer Einführung. Kleinere Bestände legen Sie dank fertiger Vorlagen aus dem Lösungs-Katalog auch selbst in wenigen Minuten an.
Wie werde ich an Fristen erinnert?
FMFlow zeigt alle Pflichten in einer Fristen-Ampel (grün, gelb, rot) und verschickt automatisch E-Mail-Erinnerungen, sobald eine Frist in die Vorwarnzeit kommt – plus eine Eskalation, sobald etwas überfällig wird.
Wo werden meine Daten gespeichert? Ist FMFlow DSGVO-konform?
Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. FMFlow ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO steht bereit. Es kommt kein Tracking durch Dritte zum Einsatz.
Was kostet FMFlow und kann ich kündigen?
Sie starten mit 14 Tagen kostenlosem Test – ohne Kreditkarte. Danach stehen die Pakete Objekt, Betreiber und Betreiber Plus ab 49,00 € pro Monat (netto) zur Wahl, wahlweise monatlich oder jährlich (16,7 % Rabatt = 2 Monate geschenkt); für größere Organisationen gibt es Enterprise nach Aufwand. Sie können jederzeit zum Laufzeitende kündigen.
Was passiert nach einer Kündigung mit meinen Daten?
Sie können zum Ende des Abrechnungszeitraums kündigen – in Textform, etwa per E-Mail. Ihre Daten gehen dabei nicht verloren: Läuft die bezahlte Phase aus, wechselt Ihr Zugang in einen Lesemodus, in dem alles sichtbar bleibt, aber nichts mehr geändert wird. Auf Wunsch löschen wir Ihre Daten jederzeit vollständig (Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO).
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja. Administratoren können unter „Konto“ jederzeit alle eigenen Daten – Anlagen, Pflichten, Verträge, Durchführungen und Firmen als CSV plus die hochgeladenen Nachweis-Dateien – als ZIP-Datei herunterladen. Das funktioniert auch im Lesemodus nach einer Kündigung.
Muss ich etwas installieren oder geschult werden?
Nein. FMFlow läuft im Browser, ohne Installation. Die Oberfläche ist bewusst schlank gehalten – die meisten Teams sind in wenigen Minuten startklar.
Schluss mit Excel-Listen und Zuruf-Aufgaben.
Legen Sie in 5 Minuten Ihre erste Anlage und Ihre erste Aufgabe an – 14 Tage alle Funktionen, beide Module, keine Kreditkarte, kein Risiko. Und Ihre alte Excel-Liste? Musterimport bis 10 Anlagen kostenlos – den vollständigen Aufbau übernehmen wir als Setup-Paket.
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